Data Direction

Centraliseren van contentmanagement

Geplaatst op 11 april 2011 door datadirection met de tagscontentmanagement

Het centraliseren van contentmanagement kan voor een organisatie grote voordelen opleveren. We horen echter vaak van projecten die stuk lopen of waar de organisatie na een tijdje toch besluit om het beheer van content weer decentraal te gaan uitvoeren. De redenen daarvoor zijn uiteenlopend, maar komen er meestal op neer dat het gewenste rendement (de ROI) niet gehaald wordt of niet verantwoord kan worden. Wat bepaalt nu het succes van het centraliseren van contentmanagement? We zetten een paar aandachtspunten op een rijtje.

Taken en verantwoordelijkheden duidelijk maken

Contentmanagement bestaat uit verschillende processen. Content moet geschreven en onderhouden worden, in een aantal gevallen gevalideerd, en het moet gepubliceerd worden. Centraliseren betekent niet dat alle processen op één hoop worden gegooid en dat alles maar centraal moet gebeuren. In sommige gevallen kan dat wel, maar het is altijd goed te starten met een inventarisatie van benodigde functies en processen en waar deze het best plaats kunnen vinden.

Werk de workflow uit

Welke weg moet content afleggen van redactie tot publicatie? Hoe lang mag dat duren? Het zijn de vragen die beantwoord moeten worden in een uitgewerkte workflow. Het is van groot belang om die weg zo kort mogelijk te houden met zo min mogelijk ‘stations’ die geen waarde toevoegen.

Instrumenten op orde

Wanneer duidelijk is wie wat moet doen, moeten er ook een aantal instrumenten worden ontwikkeld. Content is het gezicht van de organisatie. Het bepaalt voor een groot gedeelte de ervaring van een gebruiker in interactie met uw organisatie. Om dat te ondersteunen moet content voldoen aan bepaalde eisen. Het is bijvoorbeeld goed om die eisen vast te leggen per kanaal (in een redactieformule) en over alle communicatiemiddelen heen (in een schrijfwijzer).

Maak het effect duidelijk

Bij elke investering wil een organisatie een plaatje van de kosten en de baten. Het is in veel organisaties echter helemaal niet duidelijk wat de kosten zijn voor het contentbeheer. De kosten van contentmanagement zitten in mensen, maar ook indirect in onnodige klantcontacten en klachten als de content slecht is. Om die kosten duidelijk te krijgen is het dus van groot belang om kanalen te monitoren. Welke vragen worden gesteld aan de telefoon en welke pagina’s geraadpleegd op de website?

Meer informatie? Data Direction organiseert masterclasses op basis van het boek ‘Content organizing in de praktijk’ van Atie de Heer of neem contact op.