Data Direction

Het managen van content: centraal of decentraal?

Geplaatst op 31 augustus 2011 door Atie de Heer met de tagscontentmanagement

Contentmanagement is een term voor alle activiteiten die te maken hebben met het beheer van content. Van het moment van constateren van de behoefte aan content tot en met het daadwerkelijk aanbieden van content aan klanten en relaties.

Veel organisaties worstelen met de vraag ‘hoe managen wij onze content’? ‘Hoe richten wij onze contentmanagementorganisatie in’? Bedoeld wordt dan de organisatie die verantwoordelijk is voor het managen, ontwikkelen, beheren en distribueren van (alle) content.

Er zijn grofweg twee scenario’s te onderkennen: een centrale of een decentrale inrichtingsstructuur. Hiermee bedoelen we niet per se alle mensen op een plek; hiermee bedoelen we dat de werkzaamheden onder één centrale verantwoording/aansturing gebeuren. De werkplek van de contentspecialisten kan wisselen, afhankelijk van de taak van het moment. Zeker bij organisaties met een flexibele werkbeleid biedt dit mogelijkheden.

Om een CMO goed in te richten moet er een duidelijk beeld zijn van de voor- en nadelen van centraal en decentraal en welke nuanceringen er zijn.

Centraal

Voordelen

• Eenduidigheid en uniformiteit in alle content is organisatiebreed volledig na te leven en hiërarchisch te managen.
• De klant centraal stellen (onafhankelijk van het aantal organisatieonderdelen) is door de centrale kaderstelling in alle content (organisatiebreed) te waarborgen.
• Door de centraliteit is er ruimte voor een hoofd CMO die beschikt over vakkennis die breed in de organisatie ingezet en uitgedragen kan worden.
• Er is voldoende schaal om met collega’s ideeën, concepten te bespreken zodat deze op een hoog niveau zijn en blijven.
• Een professionele vakinhoudelijke content management organisatie is gegarandeerd (afstemming en samenhang).
• Er is ruimte voor creativiteit omdat collega’s elkaar vakinhoudelijk kunnen inspireren.

Nadelen

• Afstand tot opdrachtgever en contentspecialisten is groter.
• Afstand tot decentrale bedrijfsonderdelen en de klant daarvan is groter.

Decentraal

Voordelen

• Contentspecialisten zoals redacteuren zijn onderdeel van het organisatieonderdeel en zitten daardoor dichter op het vak en de ‘klant’ van dat ene bedrijfsonderdeel
• Afstand contentspecialist tot opdrachtgever is klein, opdrachten tot contentproductie kunnen direct gegeven worden.
• Het voordeel van decentraal is ook dat de contentspecialisten en de businessspecialisten met elkaar de kennis kunnen delen over het vakgebied van het betreffende organisatieonderdeel.

Nadelen

• Het nadeel is dat de contentspecialisten zich niet echt kunnen ontwikkelen in het eigen vakgebied, de schaal is veelal te klein.
• Het is feitelijk onmogelijk de kwaliteitscriteria, taalgebruik en stijl uniform en eenduidig na te leven over de gehele organisatie. Elk organisatieonderdeel volgt haar eigen (kwaliteit)criteria.

De gulden middenweg is bij een groot aantal organisaties de oplossing. Onderstaande figuur laat de speelruimte zien.

Op hoofdlijnen kan gesteld worden dat bij een decentrale inrichtingstructuur het accent ligt op het vakgebied van het betreffende organisatieonderdeel en bij een centrale structuur het accent ligt op het vakgebied ‘Content’.

In welke mate er gekozen wordt voor centraal versus decentraal zal per organisatie verschillen. Beleid (de contentstrategie) zal echter nooit decentraal belegd mogen worden. Dat zelfde geldt voor de leercirkel die er voor zorgt dat er door analyses van vragen en het gedrag van klanten verbeteringen in de content worden doorgevoerd. Een gedeelte van de kwaliteitscontrole kan decentraal belegd worden. Uiteraard niet de (steekproefsgewijze) controle of de content voldoet aan de contentstrategie. Het gaat bij decentrale controle om bijvoorbeeld type- en zinsopbouwfouten en niet om het strategisch kader.

Als beleid en de leercirkel decentraal belegd worden is een kakofonie van boodschappen, stijlen en uitgedragen positionering namens één organisatie het gevolg. Dat draagt niet bij aan duidelijkheid voor de klant. Die weet dan echt niet meer waar hij aan toe is. Het resultaat: verhoging van het aantal klantcontacten en verlaging van het succes en rendement van de organisatie.

Meer weten over een Content Management Organisatie?
Lees dan het boek Content Organizing in de praktijk.
Alles over het strategisch inzetten van content
Academic Service, ISBN 978 90 12 58231

Atie de Heer
Data Direction

« oudere berichten

nieuwere berichten »