210405641_ec2fc4ffe6_b

Goed gereedschap is onmisbaar voor een content professional

June 1, 2017
|

Als bedrijf heb je veel te vertellen. Bijvoorbeeld over je producten, je kennis en wat je uniek maakt. Over waar je mee bezig bent, of heen wilt. Allemaal relevante informatie voor klanten, medewerkers en wie je verder wilt bereiken. Maar krijg die verhalen maar eens geproduceerd, én gepubliceerd. En dan hebben we het nog niet eens over de regelmaat, samenhang, kwaliteit en effectiviteit van je content. Net zoals bijvoorbeeld een timmerman een hamer, schroevendraaier en een zaag nodig heeft om mooie dingen te kunnen maken, heb jij ook de juiste tools nodig om je werk goed te kunnen doen.
Wat zijn dan de belangrijkste tools die je als content professional nodig hebt om contentcreatie sneller, beter en goedkoper te doen en hoe pak je dat aan?

Auteur: Erwin Schaapman, Content Organizer & Managing Partner – Data Direction

Naast een CMS zijn er naar mijn mening en ervaring vier andere ‘geautomatiseerde’ tools onmisbaar voor iedere professional in de contentketen:

  • Contentregister
  • Contentkalender
  • Ticketing
  • Workflow

Contentregister

Een campagne eindigt, tarieven veranderen of productspecificaties moeten aangevuld worden. Je wilt weten waar, wanneer en waarover je met welke klantgroepen over welke producten en diensten communiceert.

“Zoeken in alle ‘contentbakken’ naar dat ene stukje content dat gewijzigd moet worden? Daar zit je niet op te wachten.”

Je wilt zeker zijn dat je alle wijzigingen in alle content hebt doorgevoerd op alle kanalen of voorkomen dat jouw collega content van een campagne is vergeten ‘uit te zetten’, terwijl jij op vakantie bent.

Het beheer van content gaat verder dan alleen de publicatie ervan. Je hebt overzicht nodig van alle gepubliceerde content over alle kanalen van je organisatie. Een tool die jou hierbij kan helpen is een contentregister.

Een contentregister is als een verwijsindex voor alle content over alle kanalen van je organisatie. Het vertelt je welke content ‘live’ staat, wanneer het aangepast of verwijderd moet worden. Bovendien wil je een alert als bijvoorbeeld de einddatum van campagne is bereikt en de content offline gezet moet worden. In de meest ideale situatie zet het register de content voor jou automatisch offline. Ook geeft een register jou inzicht in wie de eigenaar is van een stuk content(type) of vertelt wie het heeft gemaakt. Handig, want mijn ervaring leert dat het nog weleens een uitdaging kan zijn om dit binnen een grote organisatie te achterhalen.

Een contentregister helpt je niet alleen bij je werk goed en snel te doen, het helpt jouw organisatie ook om haar verhaal te vertellen. De tool kan namelijk ingezet worden bij een periodieke check bij vragen als ‘Is de content actueel en consistent?’ of ‘Voldoet de content aan de kwaliteitseisen die zijn afgesproken?’.

Contentkalender

Goede communicatie begint bij krachtige, relevante content. Een contentkalender is een praktisch format voor het plannen en organiseren van je content. Een contentkalender is een makkelijk te gebruiken (jaar)overzicht waarin je aangeeft wanneer, wat, voor wie, in welke vorm via welk kanaal of middel wordt gepubliceerd. Hiermee zorg je voor meer rust, duidelijkheid en efficiëntie voor iedereen die betrokken is in de contentketen.

“Met een contentkalender houd je overzicht. Je legt hierin vast op basis van de persona’s en het aankoopproces welke content voor wie, waar en op welk moment je gaat publiceren.”

Bij organisaties met meerdere marketing-, communicatie- of contentteams en ieder met een eigen marketing- of communicatiekalender is dit een uitdaging. Als je van elkaar niet helder weet én plant wat je als afzonderlijke teams uiteindelijk samen als organisatie uitdraagt, dan sla je de plank mis en maak je ook nog onnodig veel kosten.

Een goede contentkalender kun je vergelijken met een stofzuiger. Alle marketing- en communicatiekalenders van de verschillende teams worden ‘opgezogen’ door de contentkalender. Zo krijg je een compleet overzicht van wat alle teams aan het doen zijn.
Hierdoor kunnen de teams bijvoorbeeld voor één thema of kernboodschap uit de contentstrategie samen optrekken, maar nog wel per team en klantgroep een specifieke invulling geven. Daarmee borg je consistentie, voorkom je onduidelijkheden of fouten in je communicatie én bespaar je kosten.

Ticketing

Een ander tool, die je als contentprofessional nodig hebt om content goed te beheren is een ticketingsysteem. Waarschijnlijk worden jij en je collega’s wekelijks bedolven onder een groot aantal verzoeken om content te wijzigen, te plaatsen of te verwijderen. Tegelijkertijd heb je overzicht nodig, een planning om bij te houden, moeten je van elkaar weten wie welk verzoek oppakt en wilt degene die het verzoek heeft ingediend op de hoogte worden gehouden van de voortgang. Het bijhouden van een groot aantal verzoeken via e-mail of een excel is niet prettig en kost veel tijd.

Een ticketingsysteem biedt overzicht, vertelt je welk verzoek opgepakt moet worden, wanneer en op welke plek dit van toepassing is.

“Verzoeken kunnen niet alleen door de aanvrager gemakkelijk zelf geplaatst worden, hij of zij kan ook zien wie het verzoek binnen het contentteam oppakt en de voortgang bekijken.”

Wanneer het verzoek verwerkt is, bijvoorbeeld als de content gepubliceerd is, ontvangt de aanvrager een automatische melding hierover. Zowel kleine wijzigingen als grote opdrachten kunnen verwerkt worden in een ticketingsysteem. Denk bij een kleine wijziging aan een bedrag dat aangepast moet zijn vanaf een bepaalde datum of een URL van een pagina die veranderd moet worden. Bij grote opdrachten kun je bijvoorbeeld een briefing of andere bijlagen toevoegen.

Een ticketingsysteem zit soms al verwerkt in een CMS. Vaak zijn het slechts de basisfunctionaliteiten die zijn opgenomen. Het maken van onderscheid tussen grote opdrachten en kleine wijzigingen of spoed wordt zelden goed aangeboden. Een apart ticketingsysteem is dus een must voor een organisatie met veel content en interactie.

Workflow tool

Als (online) marketeer, communicatieadviseur, social media manager, copywriter, callcenter supervisor of contentmanager ben je onderdeel van ‘het contentproces’.

Het contentproces wordt idealiter automatisch ondersteund en is gekoppeld aan de werkzaamheden per persoon of afdeling per fase van het proces. Simpel gezegd helpt een workflow je bij inzicht te krijgen in wie wat doet en wat het resultaat moet zijn van elke stap. Hierdoor is het nog beter mogelijk om de content van jouw organisatie doelgroepgericht, relevant en consistent in te zetten.

Een workflow in drie stappen

Een workflow kun je maken voor meerdere processen, denk aan de creatie van content bij de introductie van een nieuw product of dienst of een verbetercirkel omdat blijkt dat je content te weinig conversie oplevert of voor vragen zorgt. Het maken van een workflow is een interactief proces. Doorloop de onderstaande drie stappen.

Stap 1: Optrommelen

Een goede workflow komt alleen tot stand als je dit met de vertegenwoordigers doet die binnen de contentketen een rol in het desbetreffende proces hebben. Wanneer je iedereen hebt op weten te trommelen heb je de grootste hobbel wel genomen.

Stap 2: Rollenspel

Tijdens een werksessie breng je allereerst samen in kaart welke issues er zijn. Voor een marketeer is dat vaak heel anders dan voor voor het callcentermedewerker die vragen krijgt over de campagne. Dan weet je direct welke problemen de workflow moet oplossen. Daarna ga je iedereen de fases er zijn binnen het desbetreffende proces op een ‘geeltje’ laten zetten. Vanuit elke afdeling wordt inzichtelijk uit welke stappen het proces voor hen bestaat. Een rollenspel is een van leuke en handige manier om dit met elkaar te doen. Degene die verantwoordelijk is voor online zet bijvoorbeeld de pet op van het callcenter en de copywriter verplaatst zich in de marketeer.

Stap 3: Spiegelen

Wanneer de stappen door iedereen zijn uitgedacht en herkend, kun je deze met elkaar gaan spiegelen. Wat altijd opvalt is dat alle betrokken een ander idee hebben over het aantal stappen. Al vrij snel wordt ook zichtbaar waar er in het proces overlap of juist gaten zitten. Vervolgens kan je met elkaar bespreken hoe het proces efficiënter kan gaan stromen.

Het resultaat van een workflow

Wanneer je de bovenstaande drie stappen hebt doorlopen is voor iedereen in de contentketen helder welke fasen er in een proces zijn, welke werkzaamheden er per fase en per rol uitgevoerd moeten worden en wat het gewenste resultaat is. De impact van bijvoorbeeld een ad-hoc actie zal geen verrassing meer zijn, met een workflow kun je dit inschatten voor de hele contentketen.

Een workflow klinkt mogelijk bureaucratisch. De praktijk leert dat als je van elkaar weet wie, wat en wanneer doet, je sneller én beter kunt werken.

Toolselectie

Wil je weten hoe je een toolselectie uitvoert? Dat lees je in de blog Selectie van contenttools in vijf stappen van Erwin Schaapman.


Erwin Schaapman Content Organizer & Managing Partner bij Data Direction.

Bij Data Direction maken we samen van jouw organisatie een geoliede contentmachine, aangedreven door je eigen mensen. Op basis van je DNA genereren en publiceren ze consistente, en dus herkenbare verhalen. Die via de juiste mensen, gestroomlijnde processen en beste tools op het juiste podium terechtkomen. Zo raak je je publiek en verbind je mensen blijvend aan je merk.