Project beschrijving

Klant
 Gemeente Ede
Datum
 2011
Categorieën
Contentmanagement organisatie, Contentmigratie, Contentstrategie

‘Hoe kunnen we ons contentmanagement efficiënt organiseren?’


DE AANLEIDING
De gemeente Ede had een aantal divisies die hun eigen content op de website beheerden en de vragen op hun werkgebied ieder voor zich afhandelden. Er was geen uniformiteit in het aanspreken van de klant op de website en de mogelijkheden voor één centrale kanaalsturing ontbraken. De klantcontactkosten waren hierdoor hoger dan nodig.
Het doel van de gemeente was dan ook om een contentmanagement organisatie in te richten om meer uniformiteit in de content te krijgen en kosten te besparen door onnodige klantcontacten te voorkomen.
DE OPLOSSING VAN DATA DIRECTION VOOR GEMEENTE EDE
Een onderzoek middels interviews en workshops voor de stakeholder gaf Data Direction inzicht in de huidige en gewenste situatie van de Gemeente Ede. Hieruit kwam naar voren dat in de organisatie men regelmatig tijd besteedde aan contentmanagement, maar alleen voor hun eigen gedeelte. Dit zorgde voor inefficiëntie.

Centrale redactie
De meest efficiënte oplossing was de redactie fysiek geconcentreerd en centraal organiseren. De nieuwe redactieleden gingen onder begeleiding van Data Direction aan de slag met het opzetten van een nieuwe website. Op deze manier werd het niveau van de content sterk verbeterd en voldeed het aan de nieuwe eisen. Daarbij heeft Data Direction middels een contentaudit geïnventariseerd welke content aanwezig was en wat de kwaliteit ervan was.

Contentstrategie en -oplossingen
Naast het begeleiden van de ontwikkeling van de nieuwe website heeft Data Direction de contentstrategie geschreven en contentoplossingen ontwikkeld: redactieformule, workflows, schrijfwijzer en contentarchitectuur. Met de verschillende afdelingen van de gemeente werden afspraken over de dienstverlening gemaakt. De contentarchitectuur voor de gemeente werd gebaseerd op hergebruik van content waar dit mogelijk was. Daarnaast verzorgde Data Direction voor dit project ook het traject van de contentmigratie.
HET RESULTAAT VOOR GEMEENTE EDE
Het aantal klantcontacten via de duurdere kanalen zoals telefoon en receptie is verschoven naar klantcontacten via de website. De website reflecteert niet de organisatie, maar de behoefte van de bezoekers van de website. De contentontwikkeling en beheerprocessen zijn doelgerichter geworden.