@dailyshoot 
2011/03/10: Make a photograph of a beautiful simple shape, such as an egg, today. Utilize lighting and focus to make it sing. #ds480

All tools are simple, and look! That wrench is singing.

This is day two of playing the Dailyshoot Anti-Assignment, doing the opposite of the prompt. This is not strictly the complaint that others have voiced about repeated assignments-- it is meant to demonstrate you can be creative in the opposite direction.

Or not.

Selectie van contenttools in vijf stappen

June 20, 2017
|

Als je werkt voor een contentorganisatie, groeien de ontwikkelingen je snel boven het hoofd. Maar met goed gereedschap kun je efficiënter en sneller werken. Of je nu het CMS moet vervangen, een nieuw ticketingsysteem wilt invoeren of workflows gaat automatiseren, er bestaan handige tools om je te helpen. Maar hoe kies je uit het grote aanbod de juiste tool, als de onderlinge verschillen niet altijd duidelijk zijn?

Auteur: Erwin Schaapman, Content Organizer & Managing Partner – Data Direction

Toolselectie werkt

 

Hoewel veel leveranciers claimen in alle functionaliteiten en koppelingen te kunnen voorzien, is dat niet altijd waar. Naar mijn ervaring heeft elke tool zijn eigen specialiteit met de bijbehorende voor- en nadelen. Met toolselectie kom je erachter welk gereedschap het meest geschikt is voor jouw situatie of organisatie.

“Toolselectie voorkomt bijvoorbeeld dat je iets aanschaft  dat je al ‘in huis’ hebt”

Bovendien kan toolselectie je ervoor behoeden dat je iets kiest dat niet aansluit op de wensen en behoeften van je afdeling. Of het kan je laten inzien dat ‘techniek’ niet de oplossing is, maar dat er een procesafspraak binnen je organisatie nodig is.

Welke al dan niet geautomatiseerde tools je naast een CMS als contentprofessional echt nodig hebt, lees je in mijn blog ‘Goed gereedschap is onmisbaar voor een contentprofessional’.

Stappenplan voor toolselectie

 

De onderstaande vijf stappen helpen je om op een zorgvuldige manier tot een toolselectie te komen. Na het doorlopen van deze stappen weet jij wat de organisatie nodig heeft, of dat nu een tool is of een andere oplossing.

Stap 1: Inventariseren van wensen

Voordat je jouw zoektocht naar dé perfecte tool start, wil je eerst precies weten waar de knelpunten in de organisatie zitten. Pas dan kun je bepalen voor welke werkzaamheden of processen een tool uitkomst zou kunnen bieden.

Knelpunten en oplossingen op tafel krijgen

Als je antwoord kunt geven op vragen als ‘Waar hebben we last van?’ of ‘Wat zou mijzelf, de afdeling of de hele organisatie helpen om het werk beter te kunnen doen?’, kun je verder naar stap 2. Mogelijk is dit in jouw organisatie al duidelijk, maar als dat niet het geval is, dan is het zinvol om door middel van interviews en een werksessie te onderzoeken wat de knelpunten zijn en aan welke oplossingen behoefte is.

De interviews doe je 1-op-1 met één of twee vertegenwoordigers per betrokken afdeling. Vervolgens ga je in een werksessie met die vertegenwoordigers de uitkomsten van deze interviews aan elkaar spiegelen. Dat helpt om scherper te formuleren welke wensen er zijn en daarmee tot een betere toolselectie komen.

“Het inventariseren van wensen kost misschien tijd, maar het betaalt zich terug in de keuze van de juiste tool of oplossing.”

Uit de interviews kan naar voren komen dat een gedeeld en uitgebreid Exceldocument de meest passende oplossing blijkt te zijn, of dat er voor bepaalde wensen en behoeften al een tool in huis is.

Door het inventariseren van wensen kun je dus voorkomen dat je investeert in een veelzijdige tool, die je maar voor een enkele functionaliteit gaat inzetten. Ook bespaar je met een goede inventarisatie tijd in de volgende stappen van het selectieproces en helpt het je bij het kiezen van de juiste tool.

Na deze stap selecteer je de tool bovendien niet op basis van aannames, maar op basis van gedegen vooronderzoek.

Stap 2: Prioriteren wensenlijst

In deze stap ga je alle wensen uit de inventarisatie prioriteren. De vraag waar je antwoord op wilt hebben is ‘Welke onderdelen hebben prioriteit, welke minder?’. Geef daarvoor in de wensenlijst aan of iets een need-to-have of een nice-to-have is. Een vaak gebruikte methode hiervoor is de MoSCoW-methode. Je deelt de wensen in bij één van de volgende categorieën:

  • must-have: oplossing van knelpunt is essentieel voor het contentproces en moet direct gebeuren;
  • should-have: belangrijk, maar minder dringend;
  • could-have: optie die alleen wordt meegenomen als er tijd over is;
  • would-have: geen prioriteit, kan eventueel in de toekomst opnieuw worden overwogen (ook wel: won’t-have).

Het toekennen van prioriteiten aan wensen helpt om orde te scheppen in het toolselectieproces en zo makkelijker en sneller tot een resultaat te komen.

Stap 3: Longlist samenstellen en tools beoordelen

Zodra je een prioritering hebt aangebracht kan de zoektocht naar de juiste tool beginnen. Stel hiervoor een longlist op.

“Een longlist is een lijst van tools (applicaties of systemen) die mogelijk voldoen aan je wensen.”

Vervolgens beoordeel je alle tools op de longlist aan de hand van criteria die voor jouw situatie van belang zijn. Zo kun je verschillende tools objectief met elkaar vergelijken. Geef bijvoorbeeld per criterium een score, zoals in onderstaand voorbeeld.

schermafbeelding-2017-06-14-om-17-18-49

Stap 4: Shortlist maken

De best scorende tools op de longlist komen op de shortlist, waaruit vervolgens in de laatste stap van het proces een winnaar wordt gekozen.

Stap 5: Hackathon organiseren

En, welke tool wordt het uiteindelijk? Een hackathon helpt om tot een gefundeerd besluit te komen.

“Met een hackathon doorloop je het beslistraject op een Agile manier.”

Een hackathon is een op basis van een backlog en een aantal sprints opgezette werksessie met de beste twee of drie leveranciers van de beoogde tool. Aan het einde van iedere sprint heb je een demo waarin je hun oplossing en werkwijze echt leert kennen. De leveranciers laten in de sprint zien hoe zij hun tool inzetten voor jouw vraagstukken. Door hiervoor een aantal echte casussen (user stories) uit jouw knelpuntenoverzicht te gebruiken wordt duidelijk hoe goed de betreffende tool én de leverancier passen bij wat voor jouw organisatie nodig is. Een besluit nemen is dan een stuk makkelijker en je bent echt zeker van je keuze voor de juiste tool.


Erwin Schaapman Content Organizer & Managing Partner bij Data Direction.

Bij Data Direction maken we samen van jouw organisatie een geoliede contentmachine, aangedreven door je eigen mensen. Op basis van je DNA genereren en publiceren ze consistente, en dus herkenbare verhalen. Die via de juiste mensen, gestroomlijnde processen en beste tools op het juiste podium terechtkomen. Zo raak je je publiek en verbind je mensen blijvend aan je merk.