Kennis

Contentaudit: kijk verder dan je content

Haal meer uit een contentaudit door vanuit 4 dimensies te kijken

Google je op contentaudit? Dan gaan de eerste ‘hits’ over tips, kwaliteitscriteria en stappenplannen om content te verbeteren. Niks mis mee, maar hierdoor lijkt het alsof een audit alléén gebruikt kan worden om de kwaliteit van reeds bestaande content te beoordelen en te optimaliseren.

Maar content ontstaat niet van zelf en de kwaliteit ervan al helemaal niet. Medewerkers van je organisatie zijn ervoor verantwoordelijk. In een groot bedrijf zijn zij vaak onderdeel van een contentteam of contentorganisatie (CMO). Zij hebben tijdens het contentcreatieproces voor het verzamelen van deskundigheid over de inhoud met veel afdelingen te maken. Wanneer het proces niet soepel verloopt, het contentteam onderbezet is of niet duidelijk is voor wie de boodschap bestemd is, heeft dit veel invloed op de kwaliteit van je content. Het heeft dus weinig zin om alleen je content onder de loep te nemen. In je contentstrategie zijn er nog vier dimensies van waaruit je naar de hoeveelheid content en de kwaliteit ervan kunt kijken.

 

Dimensie: contentaudit als businesscase

Als puntje bij paaltje komt heeft elke organisatie het doel om een balans te vinden tussen kosten en opbrengsten, maar liever nog om winst te maken. Daarom is het van belang om inzicht te krijgen in wat je doet en of dat ook echt iets oplevert voor of bijdraagt aan de organisatiedoelstellingen. Wat je doet aan content, kun je beoordelen met een contentaudit. Deze kun je als businesscase inzetten voor het bepalen van verbeterpunten waarmee de kwaliteit van je content verder kan worden ontwikkeld.

Je onderzoekt de verhouding tussen de omvang van de organisatie (inclusief contentteam of contentorganisatie) en de hoeveelheid content die gemaakt en beheert moet worden. Vervolgens zet je de opbrengsten af tegen de kosten die aan de organisatie en aan contentapplicaties (denk aan CMS, kennis- en beeldbanken) worden besteed. Dan bekijk je de bezetting, want wat je als organisatie wil bereiken moet ook haalbaar zijn voor het bestaande contentteam. Heb je genoeg mensen in huis? Wat is het niveau van de bezetting? Heb je de juiste mensen in dienst, moet je ze niet beter opleiden? Of moet je toch op zoek gaan naar nieuwe medewerkers?

Formule voor balans

Een balans hierin vinden klinkt misschien ingewikkeld, maar met onze jaren ervaring hebben wij er een betrouwbare formule voor ontwikkeld. Omdat professionals die met de juiste tools en processen content creëren en managen dat gemiddeld zeker 20% efficiënter doen dan mensen die contentbeheer ‘erbij doen’, dat wil zeggen naast hun andere werkzaamheden,  nemen we dat mee in de volgende formule:

  • Formule
Formule

De omvang van de organisatie (het aantal mederwerkers in FTE, inclusief contentteam of contentorganisatie) (A) X het percentage tijd dat daadwerkelijk aan contentwerk wordt besteedt, door medewerkers (marketeers, communicatieadviseurs, materiedeskundigen, etc.) (pct) X het gemiddelde jaarsalaris (Y) X een efficiëntie verbetering van 20% = de potentiële besparing (B).

Formule: B = (A x pct) x Y x 0,20

Dimensie: processen & workflows

De kwaliteit van content gaat niet alleen over hoe vlot het is geschreven en hoe mooi het eruit ziet. Ook de hoeveelheid content en de actualiteit ervan dragen bij aan die kwaliteit. Duurt het lang voordat content op je kanalen is geactualiseerd? Stuit men wel eens op vergeten, oude of dubbele content? Vaak betekent dit dat het contentcreatieproces en de workflows stroef lopen. Met een audit op je processen en workflows krijg je zicht op de efficiëntie (kanaalonafhankelijk en -specifiek) en de snelheid (doorlooptijd) waarmee nieuwe content wordt ontwikkeld en bestaande content wordt gemanaged. Je kunt bijvoorbeeld van een nieuw product en de daarvoor te maken content de time-to-market meten. Dit biedt inzicht in hoe goed je in staat bent de signalen van binnen en buiten je organisatie te verwerken. Goed geoliede contentprocessen en contentworkflows houden je content gezond.

Dimensie: contentmanagementorganisatie

Een audit op content zelf geeft nog geen inzicht in de hoeveelheid content waarover je als bedrijf beschikt. Het is verrassend dat veel organisaties en hun contentmanagers en contentmakers geen idee hebben hoeveel content zij eigenlijk (moeten) beheren.

De kwaliteit van je contentorganisatie is mede bepalend voor de kwaliteit van je content. Is de kwaliteit van je content niet naar wens? Dan is het de moeite waard om eens goed te kijken naar de contentmakers, het contentteam en de contentorganisatie van je bedrijf. Want content ontstaat niet uit zichzelf. Het is een product van je organisatie en de medewerkers; iedereen die direct en indirect betrokken is bij de ontwikkeling van content. Wordt jouw contentteam, zowel op het gebied van tools als van educatie, goed gefaciliteerd? Vraag ook eens aan de teamleden zelf wat ze nodig hebben om hun werk beter te kunnen doen, om betere content te kunnen maken en om die content beter te kunnen beheren.

Dimensie: interne en externe doelgroepen

Voor het maken van goede content moet je voor ogen hebben voor wie je het maakt. Instrumenten die je daarbij kunnen helpen zijn persona’s, profielen van doelgroepsegmenten, klantreizen en klantvraaganalyses. Heb je de interne en externe doelgroepen goed in het vizier? Dan kun je ook beter beoordelen of je met je content de beoogde contentdoelen behaalt. Het is dan bijvoorbeeld beter mogelijk om voor een contentmigratie van een website of intranet in te schatten welke content een-op-een kan worden overgenomen, welke content kan worden verwijderd en welke content opnieuw door een inhoudsdeskundige moet worden bekeken.

Over Erwin Schaapman

Als Content Organizer helpt Erwin organisaties hun contentproces optimaal in te richten om zo een uniek, aansprekend en consistent verhaal te vertellen. Als bedrijf heb je immers veel te vertellen. Bijvoorbeeld over je producten, je kennis en wat je uniek maakt. Erwin doet dat al 10 jaar met veel plezier voor mooie merken zoals PostNL, Robeco, VGZ, ING en Royal Schiphol Group.

Bekijk Linkedin profiel

Benieuwd naar de kwaliteit van je content?

Wil je je content of je contentorganisatie naar een hoger plan tillen door je publicaties beter aan te laten sluiten op de behoeften van klanten en/of medewerkers? We helpen je graag een handje.

Neem contact op