Kennis

Digital Workspace: 6 pijlers voor de broodnodige verbinding en virtueel samenwerken

  • Erwin Schaapman

Links en rechts om je heen hoor je dat mensen zich niet meer kunnen voorstellen in de trein of de auto te springen voor een overleg. Ja, we blijven zeker Skypen, Zoomen of Teams gebruiken en gaan sowieso meer thuiswerken. Omdat we geleerd hebben er mee om te gaan. We weten nu hoe we virtueel op een verbindende manier kunnen samenwerken, hoe we de organisatie kunnen laten functioneren en kunnen groeien.

  • Leestijd: 4 minuten

Zelfs de organisatie die het liefst thuiswerken wil tegenhouden, moet nu echt de stap maken. Het vele thuiswerken roept de wel vraag op hoe je voor de broodnodige verbinding zorgt en samenwerken faciliteert. De verbinding met je directe collega’s, je team of afdeling en natuurlijk ook de organisatie waar je werkt. Een goed ingericht social intranet, dankzij 6 pijlers, gaat daarbij helpen.

De zes misverstanden rondom een social intranet

De meeste organisaties zijn begonnen met het inzetten van social media in hun communicatie met klanten. Rond 2012 kwamen adviesbureaus als McKinsey met een onderzoek dat een social intranet de productiviteit van medewerkers met wel 20 tot 25 % kan verhogen. Doordat er beter wordt samengewerkt en de communicatie effectiever is.

Die cijfers worden vaak niet gerealiseerd. Omdat meestal de duidelijkheid over hoe je als organisatie omgaat met je medewerkers ‘de beloftes’ ontbreken. En hoe je die beloftes met welke boodschap, in welke vorm en stijl, intern communiceert. En via welke interne kanalen en middelen je de medewerkers bereikt, verleidt, verrast en verbindt. De pijler medewerker-, content- en kanaalstrategie is daarom het fundament voor een goed social intranet.

De waarde van een social intranet wordt bepaald door de activiteit van haar gebruikers. Denk aan bijvoorbeeld SharePoint. Je kunt er je eigen documenten uploaden zodat ze overal toegankelijk zijn. Dat wordt pas echt handig als je ze ook met anderen kunt delen en er samen aan kan werken.

Een misverstand is ervan uitgaan dat dit voor iedereen wel duidelijk is. Een van de zes pijlers voor een succesvol social intranet in dan ook, een scherp doel. Waarbij iedereen weet wat je als organisatie met het social intranet of digital workplace wilt bereiken. Dat geeft direct een duidelijk antwoord op de ‘what’s in it for me’ vraag!

Een derde misverstand is dat je op een social intranet ‘van alles’ met elkaar kunt delen en dat dat ook allemaal leuk is. Dat kan er zelfs voor zorgen dat veel medewerkers je social intranet gaan zien als iets dat niks met het werk te maken heeft. Daarom is een helder concept, zoals een goede kanaalformule één van de pijlers voor een succesvolle digital workplace. Dankzij een goede formule is het voor iedereen duidelijk waar en hoe op je digital workplace de vragen en dilemma’s deelt. En op welke plek je elkaar kunt ontmoeten voor een praatje of waar ‘leuke’ werk gerelateerde dingen met elkaar gedeeld worden. Dat is zeker, nu we meer blijven thuiswerken, een belangrijk onderdeel voor het succes van je digital workspace.

De digital workspace is van ons allemaal en daarom is het ’onwnership’ niet nodig. Er zijn er meer afdelingen samen ‘eigenaar’ zonder goede afspraken over taken of budget.
Dat dit zo goed werkt is echt een groot misverstand. Een goed social intranet raakt alles en iedereen in je organisatie. Daarom is governance een van de pijlers van een succesvolle digital workspace. Een goede en praktische oplossing om dat te doen is een ‘vereniging van eigenaren’ met vertegenwoordigers van alle afdelingen. Iedereen pakt hierin zijn verantwoordelijkheid en er is een ‘voorzitter’ die, als het nodig is, de knoop doorhakt. Daarnaast moet er een professionele (decentrale) beheerorganisatie zijn met de juiste bezetting (kennis, capaciteit en kwaliteit) en een goed contentmanagement workflow.

De term ‘social’ intranet zorgt vaak voor vergelijking met Facebook. Die vergelijking zorgt voor een aantal misverstanden. Zo denken ‘managers’ vaak dat de aanschaf en de implementatie van de software er wel voor gaat zorgen dat iedereen in je organisatie het gaat gebruiken. Niets is minder waar, want waarom zouden ze dat doen? Daarom is de activatie- en adoptiestrategie om je social intranet tot ‘leven’ brengen en houden één van de essentieel pijlers voor succes. Het is verstandig om dat ‘bottom-up’ te ontwikkelen zodat het ook echt ‘van en voor medewerkers’ is.
En ontwikkel dat samen met een aantal enthousiaste en wat minder enthousiaste medewerkers. Dat betekent vanaf de start iteratief werken. Dit doe je door je gezamenlijk te verdiepen in de knelpunten binnen je organisatie als het gaat om (samen)werken, kennis delen en informeren en elkaar ontmoeten. De ontwikkeling en de implementatie van je social intranet staat of valt bij de betrokkenheid van ‘gebruikers’. En die zijn binnen handbereik.

Helaas gebeurt het nog te vaak dat na de implementatie het team wat daaraan heeft gewerkt wordt ontbonden en het budget wordt gereduceerd tot dat wat nodig is om het social intranet ‘in de lucht te houden’. Wat er dan gebeurt, is dat na verloop van tijd de waarde voor medewerkers afneemt omdat er niet gereageerd kan worden op ontwikkelingen. Daarom is een verbetercirkel en een team en budget wat daarmee aan de slag blijft een pijler voor een succesvol social intranet. Door voortdurend het social intranet fact based te verbeteren, worden medewerkers geholpen hun werk beter te doen én voelen zij zich steeds meer vertrouwd en thuis. Het gehele aanbod op het platform is immers altijd actueel en compleet: content, interface en functionaliteit.

Meer weten over de 6 pijlers voor een succesvolle digital workspace?

  1. Een medewerkers-, content- en kanaalstrategie.
  2. Een scherp doel.
  3. Een helder concept.
  4. Een goede governance.
  5. Een activatie- en adoptiestrategie.
  6. Een verbetercirkel.

Wil je meer weten over deze 6 pijlers en een begin maken met je eigen aanpak voor een nieuwe succesvolle digital workplace? Of wil je je huidige social intranet verbeteren? Samen met mensen van andere organisaties?

Kom dan naar onze online workshop op 1 oktober van 13.00 tot 14.30 uur. Maak ook van jouw digital workplace een succes!

Meld je nu aan